Tabela de temporalidade de documentos para pessoa física

Organizar documentos é fundamental para todos. Manter os papéis em ordem hoje pode evitar muitas dores de cabeça no futuro. Por isso, pesquisei e desenvolvi um guia para ajudar você a determinar por quanto tempo deve guardar cada documento. Aproveite a consulta!

DOCUMENTOS PARA GUARDAR PERMANENTE:

• Documentos pessoais: RG, CPF, Título de Eleitor, CNH, Passaporte, Cartão SUS e Carteira de Vacinação;
• Certidões: Nascimento, Casamento, Divórcio e Óbito;
• PIS/PASEP;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Contratos de trabalho e documentos previdenciários;
• Escrituras, registros e contratos de imóveis (enquanto houver propriedade ou efeitos legais);
• Testamentos, inventários e documentos de herança;
• Diplomas, certificados e históricos escolares;
• Comprovantes de contribuição previdenciária (principalmente autônomos).

DOCUMENTOS IMPORTANTES PARA APOSENTADORIA

Guardar, preferencialmente, até a aposentadoria estar concluída e sem pendências:

• holerites e contracheques;
• guias de recolhimento do INSS;
• extratos previdenciários;
• termos de rescisão de contrato;
• PPP e LTCAT (quando houver atividade especial/insalubre);
• contratos de trabalho e comprovantes de vínculo empregatício.

Mesmo com sistemas digitais, erros cadastrais podem ocorrer. Por isso, manter cópias físicas ou digitais continua sendo recomendado.

DOCUMENTOS PARA GUARDAR POR PELO MENOS 5 ANOS

• IPTU;
• Declaração e recibos do Imposto de Renda;
• Extratos bancários importantes;
• Comprovantes de pagamento de condomínio;
• Mensalidades escolares;
• Convênio médico e despesas de saúde;
• Honorários de profissionais liberais;
• Comprovantes de votação;
• Faturas e comprovantes de cartão de crédito;
• Recibos e comprovantes de aluguel;
• Apólices e comprovantes de seguros após o término da vigência.

Atenção:

No caso do Imposto de Renda, recomenda-se guardar os documentos por pelo menos 5 anos após o exercício seguinte ao da declaração.

Documentos relacionados à compra de imóveis, investimentos, heranças e ganho de capital devem ser mantidos por prazo maior.

DOCUMENTOS PARA GUARDAR ENQUANTO POSSUIR O BEM

• Notas fiscais de eletrodomésticos, eletrônicos e bens duráveis;
• Manual, certificado de garantia e comprovante de assistência técnica;
• Documentos de veículos;
• Contratos e comprovantes de financiamento;
• Recibos de parcelas de imóveis financiados.

2 anos

• Multas de trânsito – prazo máximo para processo administrativo.

1 ano

• Comprovantes de hospedagem;
• Contas de consumo: água, luz, gás, telefone, internet etc.;
• IPVA, DPVAT e licenciamento anual de veículos devem ser guardados pelo período de vigência do documento.

90 dias ou conforme garantia

• Notas fiscais de bens não duráveis e produtos com garantia curta.

CONSÓRCIOS E FINANCIAMENTOS

• Carnês e comprovantes de pagamento devem ser guardados até a quitação total e emissão da baixa de alienação fiduciária.

FGTS

Os extratos do FGTS não devem ser descartados rapidamente.
O ideal é manter os comprovantes e extratos relevantes por longo prazo, especialmente para:

• conferência de depósitos;
• ações trabalhistas;
• aposentadoria;
• financiamentos.

Hoje, os dados também podem ser consultados digitalmente pelo aplicativo da Caixa Econômica Federal.

RECOMENDAÇÃO FINAL

Sempre que possível:

• digitalize os documentos importantes;
• mantenha cópias em nuvem ou HD externo;
• organize por categoria e ano;
• descarte documentos somente após verificar se não possuem valor jurídico, tributário ou previdenciário.

Muitas empresas, como as de contas de consumo (concessionárias), bancos, convênios médicos, entre outras, disponibilizam comprovantes e quitação de pagamentos pelos sites, aplicativos e, às vezes, pela própria conta atual.

Em caso de dúvida, guardar a versão digital costuma ser a alternativa mais segura e prática.